E-Mail-Synchronisierung

Das System verknüpft E-Mails bekannter Kontakte direkt mit deren CRM-Datensätzen und hält so die gesamte Kommunikation aktuell. Vermeiden Sie die Synchronisierung von E-Mails von unpersönlichen Adressen wie team@ und support@ oder von persönlichen E-Mail-Anbietern wie Gmail oder Outlook, um Datenschutz und Relevanz zu gewährleisten.

Interne E-Mails

Interne E-Mails sind E-Mails zwischen zwei Personen innerhalb derselben Organisation. Wir betrachten eine E-Mail als intern, wenn alle Teilnehmer dieselbe Domäne verwenden: Von, An, CC und BCC. Interne E-Mails werden nicht mit dem CRM synchronisiert.

Wenn Sie einen privaten E-Mail-Anbieter wie „@gmail.com“ verwenden, werden alle Ihre E-Mails mit dem CRM synchronisiert.

E-Mails lesen

Gehen Sie zu einer bestimmten Personen- oder Firmendatensatzseite und wählen Sie den Reiter „E-Mails“, um synchronisierte E-Mails direkt anzuzeigen. Klicken Sie auf eine E-Mail, um sie zu öffnen.

Sie können die Freigabe und Verwaltung Ihrer E-Mails in den Einstellungen anpassen.

Postfacheinstellungen

Neues Postfach verknüpfen

Um ein Postfach zu verknüpfen, gehen Sie zu „Einstellungen“ > „Konten“ und klicken Sie auf „Konto hinzufügen“. Sie können Ihrem Konto mehrere Postfächer hinzufügen.

Nachdem Sie ein Postfach verknüpft haben, öffnen Sie den Reiter „E-Mails“ und wählen Sie das gewünschte Postfach aus, um dessen Einstellungen anzupassen.

Der erste Import kann einige Zeit dauern. Anschließend werden alle zehn Minuten automatische Updates durchgeführt.

Freigabestufen

Hier können Sie verschiedene Freigabestufen für ausgehende und eingehende E-Mails auswählen:

• Nur Metadaten: Nur die grundlegenden Informationen der E-Mail (Absender, Empfänger, Datum und Uhrzeit) werden freigegeben.

• Betreff und Metadaten: Die Betreffzeile der E-Mail wird zusammen mit den Metadaten freigegeben.

• Gesamter E-Mail-Inhalt: Der gesamte Inhalt der E-Mail wird inklusive Anhängen freigegeben.

Automatische Kontakterstellung

Die automatische Kontakterstellung ist eine praktische integrierte Funktion. Diese Standardfunktion fügt automatisch E-Mail-Kontakte hinzu, die noch nicht in Ihrem CRM vorhanden sind, und erweitert so Ihre Kontaktliste ohne zusätzlichen Aufwand. Um diese Funktion zu verwalten, gehen Sie zu „Einstellungen“ > „E-Mail“. Sie können sie ein- oder ausschalten. Wenn Sie sie deaktivieren, müssen alle neuen E-Mail-Kontakte manuell in das CRM eingegeben werden.

Wenn Sie also einen Kontakt aus Nyclas löschen, wird er bei einer neuen E-Mail von diesem Kontakt nicht erneut importiert.

Beachten Sie, dass interne E-Mails nicht mit dem CRM synchronisiert werden, sodass Ihre Kollegen nicht automatisch erstellt werden.

Unterstützung mehrerer E-Mail-Adressen

Sie können jedem Kontakt mehrere E-Mail-Adressen hinzufügen, darunter eine primäre und zusätzliche. Beim Synchronisieren von E-Mails und Kalenderereignissen bleiben diese verknüpft, auch wenn sie von zusätzlichen E-Mail-Adressen stammen.

Hinweis: Derzeit unterstützen wir nur die Verknüpfung einer E-Mail oder eines Ereignisses mit einem Kontakt.

Wenn zwei Kontakte dieselbe E-Mail-Adresse haben (ein primärer und ein zusätzlicher), wird die E-Mail-Adresse mit dem primären Kontakt verknüpft.

Wenn zwei Kontakte dieselbe zusätzliche E-Mail-Adresse haben (Sonderfall), wird die E-Mail-Adresse mit der ältesten verknüpft.

Soft-Deleted-Kontakte bleiben weiterhin mit der E-Mail-Adresse verknüpft. E-Mails und Ereignisse werden erst nach der Löschung des Kontakts erneut zugeordnet.