Workflow erstellen
So erstellen Sie einen Workflow:
Klicken Sie auf „+ Workflow hinzufügen“, um zu beginnen.
Klicken Sie auf „Ohne Titel“ und geben Sie oben links Ihren Workflow-Namen ein.
Nachdem Sie einen Workflow erstellt haben, können Sie auf „+ Neuer Datensatz“ klicken, um weitere Workflows zu erstellen.
Workflow löschen
Um einen Workflow zu löschen, klicken Sie oben rechts im Workflow-Datensatz auf Löschen. Bestätigen Sie den Löschvorgang im Popup-Fenster.
So zeigen Sie gelöschte Workflows an:
Verwenden Sie die Option Filter oder
Öffnen Sie die Schnellaktions-Seitenleiste mit „⌘K“ und wählen Sie Gelöschte Workflows anzeigen.
Sie können diese Ansicht auch speichern, indem Sie auf Als neue Ansicht speichern klicken, um später schnell darauf zugreifen zu können.
Trigger konfigurieren
Workflows beginnen immer mit einem einzelnen Trigger. Er ist die Bedingung, die Ihren Workflow aktiviert. In diesem Schritt legen Sie fest, wann und wie die Automatisierung starten soll. Es stehen verschiedene Triggertypen zur Verfügung. In diesem Abschnitt erfahren Sie mehr über die einzelnen Triggertypen und deren Konfiguration.
Datensatz wird erstellt
Dieser Trigger startet den Workflow, wenn ein Datensatz in einem ausgewählten Objekt (z. B. Personen, Unternehmen oder einem benutzerdefinierten Objekt) erstellt wird. Um diesen Trigger zu konfigurieren, wählen Sie den Datensatztyp aus, bei dem der Workflow auf neue Einträge warten soll.
Datensatz wird aktualisiert
Dieser Trigger startet den Workflow, wenn Änderungen an einem vorhandenen Datensatz vorgenommen werden. Um diesen Trigger zu konfigurieren, wählen Sie den Datensatztyp und optional die Felder aus, die auf Änderungen warten sollen.
Datensatz wird gelöscht
Dieser Trigger startet den Workflow, wenn ein Datensatz entfernt wird. Um diesen Trigger zu konfigurieren, wählen Sie den Datensatztyp aus, bei dem auf Löschungen gewartet werden soll.
Manuell starten
Dieser Trigger startet den Workflow nur, wenn Sie ihn manuell starten. Je nachdem, ob der Workflow mit oder ohne Datensatzkontext ausgeführt werden soll, gibt es zwei Möglichkeiten:
Bei ausgewähltem Datensatz: Wählen Sie einen Datensatz in der Tabelle aus, öffnen Sie die Seitenleiste mit „⌘K“ und wählen Sie den Workflow aus. Der Workflow wird mit den Daten des ausgewählten Datensatzes ausgeführt, auf die Sie später zugreifen können.
Wenn kein Datensatz ausgewählt ist: Öffnen Sie die Seitenleiste mit „⌘K“ von einer beliebigen Stelle in der App (keine Datensatzauswahl erforderlich) und wählen Sie den Workflow aus. Der Workflow wird ohne Datensatzkontext ausgeführt.
Laden Sie die Seite nach Abschluss des Workflows neu, um die Änderungen anzuzeigen.
Nach Zeitplan
Dieser Trigger startet den Workflow regelmäßig (z. B. stündlich, täglich, wöchentlich). Um diesen Trigger zu konfigurieren, wählen Sie eine Zeiteinheit (Minuten, Stunden, Tage) und geben Sie einen Wert ein. Alternativ können Sie einen benutzerdefinierten Cron-Ausdruck für eine erweiterte Planung verwenden.
Webhook
Dieser Trigger startet den Workflow, wenn eine GET- oder POST-Anfrage von einem externen Dienst eingeht. Sie erhalten eine eindeutige Webhook-URL, die Sie als Listener verwenden können.
Für POST-Anfragen können Sie einen erwarteten Textkörper definieren, um eingehende Daten zu strukturieren und dessen Werte in späteren Workflow-Schritten zu verwenden.
Aktion hinzufügen
Sobald ein Trigger festgelegt ist, können Sie Aktionsschritte hinzufügen, um das weitere Vorgehen zu definieren. Aktionen nutzen Daten aus dem Trigger und vorherigen Aktionen, um Aufgaben in Ihrem Workflow auszuführen. In diesem Abschnitt erfahren Sie mehr über die verschiedenen Aktionstypen und deren Hinzufügen.
Datensatz erstellen
Diese Aktion fügt einem ausgewählten Objekt einen neuen Datensatz hinzu. Wählen Sie dazu das Objekt aus und füllen Sie die Felder aus. Die Daten des neu erstellten Datensatzes können in späteren Workflow-Schritten verwendet werden.
Datensatz aktualisiert
Diese Aktion nimmt Änderungen an einem vorhandenen Datensatz eines ausgewählten Objekts vor. Wählen Sie dazu das Objekt und anschließend den zu aktualisierenden Datensatz aus. Wählen Sie anschließend die zu ändernden Felder aus und geben Sie die neuen Werte ein. Die aktualisierten Felddaten können in späteren Schritten des Workflows verwendet werden.
Datensatz löschen
Diese Aktion entfernt einen Datensatz aus einem ausgewählten Objekt. Wählen Sie dazu das zu löschende Objekt und den Datensatz aus.
Hinweis: Die Daten des gelöschten Datensatzes bleiben für spätere Workflow-Schritte verfügbar.
Datensätze suchen
Diese Aktion sucht Datensätze innerhalb eines ausgewählten Objekts mithilfe von Filterbedingungen. Wählen Sie dazu das zu durchsuchende Objekt aus und legen Sie die Kriterien fest, um die Suchergebnisse einzugrenzen.
E-Mails senden
Mit dieser Aktion können Sie eine E-Mail aus Ihrem Workflow versenden. So verwenden Sie diese Aktion:
Fügen Sie unter Einstellungen > Konten ein E-Mail-Konto hinzu.
Geben Sie die Adresse des Empfängers, den Betreff und den Nachrichtentext ein, um Ihre E-Mail zu verfassen.
Sie können auch Variablen aus den Ergebnissen vorheriger Schritte referenzieren, um eine Aktion weiter anzupassen. In Kürze können Sie Anhänge anzeigen und E-Mail-Inhalte formatieren.
Code
Diese Aktion führt benutzerdefiniertes JavaScript in Ihrem Workflow aus. Sie können diese Aktion verwenden, um Logik zu verarbeiten, die über integrierte Aktionen hinausgeht, wie z. B. Datentransformation, Berechnungen oder Integration mit externen APIs.
Alle hier erstellten und zurückgegebenen Variablen können in späteren Schritten des Workflows wiederverwendet werden. Sie können Ihren Code auch direkt in diesem Schritt testen und die Ausgabe prüfen, um sicherzustellen, dass er wie erwartet funktioniert.
Hinweis: Sie können Schlüssel verwalten und auf Ihren API-Spielplatz zugreifen: Einstellungen → APIs & Webhooks navigieren.
Formular
Mit dieser Aktion können Sie während des Workflows ein Formular aufrufen, um Benutzereingaben zu erfassen. Die erfassten Daten können in späteren Schritten verwendet werden. Um diese Aktion hinzuzufügen, konfigurieren Sie die Eingabefelder, indem Sie jeweils Typ, Bezeichnung und Platzhalter auswählen.
HTTP-Anfrage
Mit dieser Aktion können Sie im Rahmen Ihres Workflows eine Anfrage an eine externe API senden. Sie kann zur Integration mit externen Diensten, zum Senden und Empfangen von Daten oder zum Auslösen von Drittanbieteraktionen verwendet werden. So verwenden Sie diese Aktion:
Fügen Sie den gewünschten Endpunkt ein.
Wählen Sie eine HTTP-Methode aus „GET“, „POST“, „PUT“, „PATCH“ oder „DELETE“.
Geben Sie alle erforderlichen Header-Eingaben und deren Werte ein.
Geben Sie bei „POST“, „PUT“ oder „PATCH“ den Body-Eintrag ein, der mit der Anfrage gesendet werden soll.
Fügen Sie einen Beispiel-Antworttext ein, um in späteren Schritten dessen Struktur und Referenzschlüssel anzuzeigen.
Workflows aktivieren
Wenn Sie auf Aktivieren klicken, wird Ihr Entwurf als neue Version veröffentlicht und der Workflow wird Aktiv. Das bedeutet, dass seine Trigger (z. B. Zeitplan, Aufzeichnungsereignisse oder manueller Start) nun auf Ereignisse warten und den Workflow starten, wenn die Bedingungen erfüllt sind.
Die Aktivierung eines Workflows führt ihn nicht sofort aus, sondern macht ihn lediglich lauffähig, wenn er ausgelöst wird. Jede Aktivierung erstellt eine neue Version und beendet den Entwurf-Modus des Workflows.
Workflow-Ausführungen
Ein Ausführung ist die Aufzeichnung einer Workflow-Ausführung. Dies geschieht, wenn ein Workflow während der Ausführung ausgelöst wird oder wenn Sie ihn manuell zum Testen starten. Jeder Lauf enthält Details wie Status, Ausgabe, Autor und Zeitstempel. Sie können einzelne Läufe im Bereich Läufe anzeigen oder die Ansicht Workflow-Läufe zur Überwachung und Fehlerbehebung öffnen.
Workflows testen
Sie können Workflows vor der Aktivierung testen. Dies ist nützlich für Triggertypen wie Manuell starten (wenn kein Datensatz ausgewählt ist) oder beim Testen bestimmter Aktionsknoten (z. B. Code).
Das Testen eines Workflows oder eines einzelnen Knotens aktiviert den Workflow nicht, sondern verbleibt im Entwurfsmodus und reagiert erst auf Trigger, wenn Sie ihn aktivieren.
Workflow-Status
Workflows können einen von vier Status haben: Entwurf, Aktiv, Deaktiviert oder Archiviert.
Entwurf: Der Workflow wird bearbeitet und wurde noch nicht veröffentlicht. Es kann immer nur eine Entwurfsversion vorhanden sein.
Aktiv: Die aktuell in Ihrer App ausgeführte Live-Version. Ein Workflow wird aktiv, wenn ein Entwurf oder eine deaktivierte Version aktiviert wird.
Deaktiviert: Ein Workflow, der zuvor aktiv war, aber manuell deaktiviert wurde.
Archiviert: Alle früheren Versionen außer der aktuellsten Entwurfs-, aktiven oder deaktivierten Version. Sie können eine archivierte Version nicht direkt aktivieren. Um sie wiederzuverwenden, müssen Sie sie zunächst als Entwurf wiederherstellen.
Wenn Sie beispielsweise die Versionen v1, v2 (Aktiv) und v3 (Entwurf) haben, wird v1 archiviert. Sobald v3 aktiviert ist, wird v2 archiviert und v3 wird Aktiv.
Mit diesem Statussystem können Sie Workflows sicher im Entwurf bearbeiten, Änderungen veröffentlichen, sobald sie fertig sind, und automatisch einen Verlauf früherer Versionen speichern.
Workflow-Versionsverlauf
Alle früheren Versionen eines Workflows finden Sie im Feld Versionen im Workflow-Datensatz. Klicken Sie auf eine beliebige Version (z. B. v1, v2, v3), um deren Details anzuzeigen. Um den Entwurf wiederherzustellen, klicken Sie oben rechts auf Als Entwurf verwenden.
Wenn bereits ein Entwurf vorhanden ist, werden Sie zur Bestätigung aufgefordert:
Entwurf überschreiben, um den aktuellen Entwurf durch die ausgewählte Version zu ersetzen, oder
Zum Entwurf, um zur aktuell bearbeiteten Version zurückzukehren.